Surat

A.    Pengertian Surat

Surat adalah media komunikasi tertulis yang dibuat oleh satu pihak ditujukan ke pihak lain.

B.     Jenis Surat

1.      Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang berisikan hal-hal yang bersifat resmi sehingga bahasa yang digunakan pun bersifat resmi. Jenis surat resmi antara lain

a.      Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang isinya tentang kedinasan, baik yang dibuat oleh seseorang, instansi, maupun organisasi.

b.      Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang dipergunakan oleh orang atau badan (lembaga) yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan untuk memeroleh keuntungan.

2. Surat Pribadi

      Surat pribadi adalah surat yang berisi hubungan yang bersifat pribadi antara seseorang dengan orang lain. Maka, bahasa yang digunakan pun bersifat pribadi.

C.    Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk-bentuk surat dapat dilihat pada lampiran (belum bisa mengunggah gambar).

D.    Bagian-bagian Surat

1.          Kepala Surat

Kepala surat harus disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. Dalam kepala surat tercantum nama instansi ataupun organisasi, alamat, nomor telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada), nama dan alamat instansi ataupun organisasi cabang (jika ada), dan lambang instansi ataupun organisasi tersebut (jika ada).

Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan kepala surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!

Bentuk Penulisan Kepala Surat yang Salah

P.T. ASRI JAYA

Jln. Tanah Datar 5 – Ciledug – Tangerang – Jawa Barat - 12345

PO.Box 519/K.Y.B. Tlp. 5.585.258

Bentuk Penulisan Kepala Surat yang Benar

PT ASRI JAYA

Jalan Tanah Datar 5, Ciledug, Tangerang, Jawa Barat 12345

Kotak Pos 519/KYB, Telepon 5585258

2.          Tanggal Surat

Dalam penulisan surat dinas atau niaga, sebelum tanggal surat tidak perlu dicantumkan nama kota, sebab nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Sebaliknya, jika dalam surat dinas atau niaga tersebut tidak terdapat kepala surat, maka sebelum tanggal surat perlu dicantumkan nama kota penulisan surat.

Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan tanggal surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!

Bentuk Penulisan Tanggal Surat yang Salah

30-10-2000

30 Okt. 2000

30 Oktober ‘00

Bentuk Penulisan Kepala Surat yang Benar

30 Oktober 2000

3.          Nomor Surat

Nomor surat sering disebut sebagai identitas surat. Maka, dalam menyimpan atau mengarsipkan surat cukup dengan disebut nomornya.

Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan nomor surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!

Bentuk Penulisan Nomor Surat yang Salah

Nomor: 456 / HB / Un.3 / VII / 00

Bentuk Penulisan Nomor Surat yang Benar

Nomor: 456/HB/UN.3/VII/2000

4.          Lampiran Surat

Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan lampiran surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!

Bentuk Penulisan Lampiran Surat yang Salah

Nomor           : 456/HB/UN.3/2000

Lampiran       : -

Perihal           : Undangan rapat

Bentuk Penulisan Jika Tidak Terdapat Lampiran Surat

Nomor           : 456/HB/UN.3/2000

Perihal           : Undangan rapat

Perhatikan pula contoh penulisan lampiran berikut!

Bentuk Penulisan Lampiran Surat yang Salah

(1)  Lampiran: 5 lembar

(2)  Lampiran: Dua puluh satu lembar

(3)  Lampiran: Satu lembar kuitansi

Bentuk Penulisan Lampiran Surat yang Benar

(1)  Lampiran: Lima lembar

(2)  Lampiran: 21 lembar

(3)  Lampiran: Satu lembar

5.          Perihal Surat

Perihal atau hal merupakan bagian surat yang memuat inti persoalan surat yang akan disampaikan dalam surat tersebut. Untuk itu, perihal surat ditulis dengan singkat dan mewakili keseluruhan maksud surat.

Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan perihal surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!

Bentuk Penulisan Perihal Surat yang Salah

Perihal: Undangan Rapat Pembentukan Panitia Bulan Bahasa

Bentuk Penulisan Perihal Surat yang Benar

Perihal: Undangan rapat

6.          Alamat Surat

Selain dicantumkan pada bagian sampul surat, alamat surat juga perlu dicantumkan pada lembar surat.   Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan alamat surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!

Bentuk Penulisan Alamat Surat yang Salah

Kepada Yth.

Bapak Drs. H. Edi Suprayitno, M.Hum.

Manajer Personalia P.T. Melya Firda

Jl. Husada IV/12

Kebon Agung

BANDUNG

Bentuk Penulisan Alamat Surat yang Benar

Yth. Drs. H. Edi Suprayitno, M.Hum.

Manajer Personalia PT Melya Firda

Jalan Husada IV/12

Kebon Agung

Bandung

7.          Salam Pembuka

Ungkapan salam pembuka yang lazim digunakan adalah dengan hormat, salam sejahtera, salam perubahan, dan sebagainya. Perhatikan bentuk penulisannya di bawah ini!

Bentuk Penulisan Salam Pembuka yang Salah

Dengan Hormat.

Salam Sejahtera

Salam Perubahan!

Bentuk Penulisan Salam Pembuka yang Benar

Dengan hormat,

Salam sejahtera,

Salam perubahan,

8.         Kalimat Pembuka

Kalimat yang lazim dipakai dalam paragraf pembuka sangat bervariasi. Perhatikan penulisannya di bawah ini!

Bentuk Penulisan Kalimat Pembuka Surat yang Salah

(1)  Bersama ini kami beritahukan bahwa ….

(2)  Salam sejahtera, semoga kita ….

Kesalahan pada (1) adalah penggunaan frasa bersama ini. Frasa tersebut menunjukkan bahwa selain surat tersebut, pengirim surat juga menyertakan (melampirkan) sesuatu.

Kesalahan pada (2) adalah penggunaan ungkapan salam sejahtera. Ungkapan tersebut sangat jelas menunjukkan salam pembuka, bukan kalimat pembuka.

Bentuk Penulisan Kalimat Pembuka Surat yang Benar

(1)  Dengan ini kami beritahukan bahwa ….

(2)  Semoga kesejahteraan terlimpah kepada kita ….

9.          Isi Surat

Isi surat harus jelas dan singkat. Bahasa yang digunakan juga harus sopan dan simpatik. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari salah tafsir dari pembaca dan demi efesiensi. Selain itu, kita juga harus memperhatikan diksi, penggunaan ejaan dan tanda baca, serta cara menyusun kalimat yang baik dan benar.

10.      Paragraf Penutup

Ada beberapa kesalahan penulisan paragraf yang sering kita jumpai. Perhatikan jenisnya di bawah ini dengan seksama!

Bentuk Penulisan Paragraf Penutup Surat yang Salah

(1)  Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

(2)  Demikian, harap maklum.

(3)  Demikian pemberitahuan kami, atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Bentuk Penulisan Paragraf Penutup Surat yang Benar

(1)  Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.

(2)  Demikian pemberitahuan kami. Semoga Anda bisa memakluminya.

(3)  Demikian pemberitahuan kami. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

11.      Salam Penutup

Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan salam penutup surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!

Bentuk Penulisan Penutup Surat yang Salah

(1)  Wassalam,

(2)  Salam Kami

(3)  Hormat kami

Bentuk Penulisan Perihal Surat yang Benar

(1)  Wasalam,

(2)  Salam kami,

(3)  Hormat kami,

12.      Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat

Penulisan nama yang disertai gelar harus mengacuhkan kaidah penulisan yang benar. Demikian juga jika disertai nomor induk. Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan nama pengirim surat yang salah dan yang benar.

Bentuk Penulisan Nama Pengirim Surat yang Salah

Drs. Adnan A., M. Pd.

NIP: 131.222.785

Kesalahan-kesalahan tersebut yaitu:

1.      Garis bawah di bawah nama tidak tepat. Garis bewah berfungsi sebagai penegas atau penekanan dalam kalimat.

2.      Tanda titik dua (:) setelah ”NIP” tidak tepat. Titik dua digunakan untuk memisahkan rincian atau pun pemerian (penjelasan) lebih dari satu. Demikian juga jika singkatan ”NIP” diakhiri tanda titik. Tanda titik tidak digunakan untuk mengakhiri singkatan yang menyatakan nama.

3.      Tanda titik (.) yang pada bilangan berfungsi menyatakan jumlah. Sementara, nomor induk tidak menyatakan jumlah, tetapi urutan.

Bentuk Penulisan Nama Pengirim Surat yang Benar

Drs. Adnan A., M. Pd.

NIP 131222785

Catatan:

Dengan dicantumkannya nama dan tanda tangan pengirim surat, berarti segala hal yang berkaitan langsung dengan isi surat telah berakhir. Oleh sebab itu, jika surat tersebut memerlukan penguat dari pihak yang lebih tinggi, kata-kata penjelas yang digunakan haruslah berupa kata kerja pasif, seperti diketahui, maupun disetujui. Sehingga, apabila diuraikan lebih lanjut, penjelasannya menyatakan bahwa surat tersebut telah diketahui oleh ataupun telah disetujui oleh pihak yang mencantumkan nama dan tanda tangan di bawahnya.

13.      Tembusan Surat

Tembusan merupakan bagian akhir surat yang menyatakan pihak-pihak yang mendapat informasi mengenai keberadaan pembuatan surat tersebut.

Di bawah ini dapat Anda lihat contoh penulisan tembusan surat yang salah dan yang benar. Perhatikan perbedaan keduanya dengan seksama!

Bentuk Penulisan Tembusan Surat yang Salah

Tenbusan: disampaikan kepada:

1.  Direktur Bank Indonesia Pusat (sebagai laporan)

2.  Kepala Pusdiklat Bank Indonesia (sebagai undangan)

3.  Drs. Apriansyah, M.Pd. (harap dilaksanakan)

4.  Arsip

Bentuk Penulisan Tembusan Surat yang Benar

Tenbusan:

1.  Direktur Bank Indonesia Pusat

2.  Kepala Pusdiklat Bank Indonesia

3.  Drs. Apriansyah, M.Pd.

E.     Contoh Penulisan Surat Resmi yang Benar

PANITIA PENTAS PENYAMBUTAN MAHASISWA BARU HIMPUNAN MAHASISWA BAHASA DAN SASTRA INDONESIA FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS MULAWARMAN Jalan Harmonika 2, Samarinda, Kalimantan Timur 75123

Nomor       : 234/TB/HIMABASTRA/VIII/2007                                                24 Agustus 2007

Lampiran   : Satu lembar

Perihal       : Permohonan pemakaian aula

Yth. Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Mulawarman

Jalan Gunung Kelua

Samarinda

Dengan hormat, 

Dalam rangka menyambut mahasiswa baru tahun 2007, Himpunan Mahasiswa Bahasa dan Sastra Indonesia, FKIP, Universitas Mulawarman akan mengadakan pementasan drama di Aula Bahasa dan Seni, pada

hari                        : Sabtu,

tanggal                  : 8 September 2007,

pukul                     : 19.00 – 22.00 Wita.

Berkaitan dengan hal tersebut, kami mohon izin pemakaian Aula Bahasa dan Seni mulai tanggal  7 – l9 September 2007.

Demikian permohonan kami. Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

                                                       Hormat kami:

          Ketua Himabastra,                                                         Ketua Panitia,

                      . . .                                                                              . . .

                                                          Diketahui:

             Ketua Jurusan                                                      Ketua Program Studi

Pendidikan Bahasa dan Seni,                 Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia dan Daerah,

                      . . .                                                                              . . .

                 NIP  . . .                                                                     NIP  . . .

Tembusan:

1. Ketua Jurusan Pendidikan Bahasa dan Seni

2. Ketua Prodi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia dan Daerah

3. Ketua Prodi Pendidikan Bahasa Inggris

4. Ketua Prodi PGSD

5. Ketua Prodi Penjas